债务人公司出具的询证函：法律效力与实务应用

在现代商业活动中，债务关系是企业间常见的经济往来形式。为保障债权人的合法权益，债务人公司经常会向债权人出具书面文件，以确认债务的存在及相关事项。最常见的便是“询证函”（也称为“对账单”或“确认函”）。这种文件不仅是企业间结算的重要依据，也在法律纠纷中扮演着举足轻重的角色。从询证函的定义、法律效力、实务应用及其在债务争议中的作用等方面展开探讨，并结合真实案例进行分析，以期为企业法务人员和相关从业者提供参考。

询证函的定义与特点

询证函是指债权人或债务人向对方发出的，用以确认双方往来账项或债权债务关系的书面文件。在实际操作中，询证函通常由债权人制作并发送给债务人，要求债务人对所欠款项进行确认或补充说明。 debtor公司收到询证函后，应在核实无误的情况下加盖公章或财务专用章予以回函。

债务人公司出具的询证函：法律效力与实务应用 图1

从法律角度来看，询证函具有以下特点：

1. 债权债务的确认性：询证函通常载明具体的债务金额、账期等信息，是对双方经济往来的一种确认。

2. 事实证据的作用：一旦 debtor公司签署并回函，该文件即成为证明债务存在的直接证据。

3. 法律效力的可变性：虽然询证函具有较强的证明力，但在某些情况下（如双方对账存在歧义），其效力可能会受到挑战。

询证函的法律效力

在司法实践中，询证函是否能够作为定案依据，取决于多个因素：

债务人出具的询证函：法律效力与实务应用 图2

1. 真实性与合法性

询证函必须基于真实的意思表示，并符合法律规定的形式要求。在《民法典》第68条中提到：“合同成立后，当事人可以按照约定履行自己的义务。” 如果 debtor company 在回函时并未对债务内容提出异议，则可视为其认可该债务的真实性和合法性。

2. 完整性与具体性

有效的询证函应包括以下几个要素：

债务人的名称和；

债权人名称及其；

具体的债务金额、账期及计算方式；

签署双方的授权代表信息。

3. 与基础合同的关系

询证函虽然重要，但它通常被视为对基础合同的补充或确认。如果 debtor在回函时仅对部分债务予以确认，则需结合基础合同的具体条款来判断其法律效力。

4. 抗辩事由的考量

在某些情况下， debtor company 可能会以“重大误解”、“显失公平”等理由否认询证函的效力。此时，法院会根据实际情况审查双方的权利义务是否对等。

询证函在实务中的应用

1. 日常财务管理

对于企业而言，定期与 debtor company 核对账目并要求其签署询证函是十分必要的。这不仅可以避免因账务不清导致的争议，还能为后续的法律行动提供有力证据。

2. 债权债务纠纷解决

在发生债务争议时，债权人可以将询证函作为核心证据提交法院，以证明 debtor company 的欠款事实。在《民事诉讼法》第63条中规定，书证是法定证据种类之一，而询证函正是典型的书证形式。

3. 配合其他法律手段

除了直接作为诉讼证据外，询证函还可以与催款函、执行通知书等法律文书结合使用，形成完整的债权主张链条。

在案例一中，债权人通过发送询证函并取得 debtor company 的回函，最终在法院诉讼中成功追偿债务。

案例分析

以下选取几个典型案例，说明询证函在实际案件中的应用及其影响：

1. 案例一：A vs B

A向B供应原材料，因 B company 拖欠货款，A发送了《应收账款询证函》。B确认无误后回函，但未能按期支付。A在法院诉讼中提交了该询证函作为证据，顺利获得了判决支持。

2. 案例二：C vs D

C与D因工程款产生纠纷。C向D发送了多份询证函，但 D company 未予回应。在后续诉讼中，法院认为虽然 lack of回函，但其他证据（如合同、收据）足以证明债务关系成立。

3. 案例三：E vs F

E与F因合作协议终止产生争议。双方签署的结算协议中包含了详细的债权债务确认条款，类似于询证函的内容。法院最终认可该协议的法律效力，并判决 F company支付欠款。

风险提示与实务建议

尽管询证函具有较强的法律效力，但在实际操作中仍需注意以下几点：

1. 确保内容清晰明确

询证函应详尽列出债务的具体信息，避免模糊表述。“截至年月，欠款金额为人民币元整”。

2. 核实 debtor company 的签署权限

签署询证函的人员必须具备相应的授权资格。如果由未经授权的员工签字，可能会影响文件的效力。

3. 及时跟进与反馈

在发出询证函后，债权人应密切关注 debtor company 的回函情况，并做好后续的催款工作。如果发现任何异常，应及时采取法律措施。

4. 结合其他证据使用

单独依赖询证函可能无法完全证明债务关系，建议配合合同、收据、转账凭证等其他证据共同使用。

询证函作为企业间确认债权债务的重要工具，在现代商业活动中发挥着不可替代的作用。它不仅是双方经济往来的记录，也是法律纠纷中的关键证据。对于企业而言，建立健全的询证函管理制度，规范操作流程，是防范财务风险、保障合法权益的有效手段。随着《民法典》等相关法律法规的进一步完善，询

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